5 éléments clés de notre processus d'accord-cadre
Définir les objectifs de collaboration à long terme
Au début de tout projet gouvernemental, il est essentiel de s’aligner sur les objectifs à long terme. Il ne s’agit pas seulement de s’accorder sur les livrables immédiats, mais de comprendre les objectifs plus larges de l’agence et comment les outils numériques peuvent les soutenir dans le temps. Notre approche garantit que chaque feuille de route créée est liée à ces objectifs globaux.
Maintenir la transparence financière
Les agences gouvernementales opèrent sous des contraintes budgétaires strictes, et la transparence est essentielle. Nous fournissons des prévisions financières claires sur 6 à 12 mois, offrant aux agences la possibilité de planifier avec une visibilité totale sur les coûts. Cela garantit l’absence de surprises financières et permet une budgétisation plus efficace.
S'adapter aux besoins évolutifs
Les projets gouvernementaux doivent souvent changer d’orientation en raison de modifications de politiques ou de priorités évolutives. Notre processus est construit sur la flexibilité. Des points de contrôle réguliers garantissent que nous pouvons pivoter rapidement si nécessaire, tout en maintenant l’intégrité du projet.
Assurer la cohérence entre plusieurs plateformes
Pour les agences gérant plusieurs sites web ou produits numériques, la cohérence est essentielle. Nous construisons des solutions back-office évolutives qui garantissent que tous les produits peuvent être gérés depuis un système unifié. Cette approche simplifie les mises à jour de contenu et assure une expérience utilisateur cohérente sur toutes les plateformes.
Mettre en œuvre une feuille de route avec des jalons réguliers
Au lieu de plans de projet uniques, nous décomposons le travail en segments plus petits et gérables. Chaque trimestre, nous organisons des sessions de feuille de route avec les parties prenantes, examinant les progrès, répondant aux nouveaux besoins et fixant des jalons pour la phase suivante. Cette méthode maintient le projet sur la bonne voie et assure des progrès continus.
Notre approche
Construire un cadre de collaboration
Dans un accord-cadre, notre approche consiste à poser les bases d’un succès à long terme. Il ne s’agit pas seulement de livrer un projet, mais de construire un partenariat qui évolue au fil du temps. Nous privilégions :
Comprendre la mission de l'agence
Avant de commencer tout travail, nous approfondissons les objectifs de l’agence. Qu’il s’agisse de soutenir des initiatives régionales comme la promotion agricole de l’APAQ-W ou de faciliter les services publics, nous alignons notre feuille de route sur ces objectifs plus larges pour garantir que notre travail reste stratégiquement ciblé.
Créer un modèle financier flexible
Nous aidons les agences à gérer leurs budgets tout en leur donnant la flexibilité d’ajouter de nouvelles fonctionnalités ou d’ajuster les priorités selon les besoins.
Impliquer les parties prenantes en continu
Un élément clé de notre approche est de s’assurer que toutes les parties prenantes sont engagées à chaque étape. Les projets gouvernementaux impliquent souvent plusieurs départements, et nous veillons à ce que la voix de chacun soit entendue, de la direction aux équipes techniques.
Notre processus
Exécuter la feuille de route
Une fois le cadre de collaboration en place, notre processus se concentre sur l’exécution. Il est conçu pour garantir que nous respectons tous les délais, jalons et exigences budgétaires tout en améliorant continuellement les produits numériques. Voici comment nous travaillons :
Sessions trimestrielles de feuille de route
Tous les trois mois, nous organisons des sessions de planification détaillées avec les parties prenantes de l’agence pour examiner ce qui a été accompli, évaluer les priorités actuelles et planifier le trimestre suivant. Cela garantit que le projet reste aligné sur les besoins de l’agence et que nous pouvons nous adapter aux nouvelles priorités en temps réel.
Construire des plateformes évolutives et interconnectées
Pour l’APAQ-W, nous avons créé un système back-office centralisé qui connecte tous leurs sites web. Cela permet à l’agence de gérer plusieurs sites – comme Tabledeterroir et Jeclicklocal – depuis une seule interface. L’avantage ? Une gestion de contenu rationalisée, une redondance réduite et une expérience utilisateur unifiée dans tout leur écosystème numérique.
Rapports financiers et budgétisation
Après chaque session de feuille de route, nous mettons à jour le plan financier pour refléter les changements. Cela garantit que l’APAQ-W et les autres clients gouvernementaux ont une compréhension claire des coûts à venir et peuvent ajuster leurs budgets en conséquence. Cela apporte également la tranquillité d’esprit que le projet est financièrement durable sur le long terme.
Améliorations et ajustements continus
Contrairement aux projets traditionnels où un site web est “terminé” et remis, nous travaillons continuellement avec nos clients pour mettre à jour, améliorer et affiner leurs produits numériques. Ce processus itératif garantit que la plateforme évolue avec les besoins des utilisateurs et les nouvelles technologies, et maintient le produit pertinent longtemps après le lancement initial.
Exemple : L'écosystème numérique de l'APAQ-W
Collaborer sur plusieurs plateformes avec une approche centralisée
L’APAQ-W avait besoin d’un écosystème numérique capable de soutenir plusieurs initiatives à travers plusieurs sites web, tout en maintenant la cohérence de la marque et la facilité de gestion. De Tabledeterroir, qui promeut l’alimentation locale de la ferme à la table, à Jeclicklocal, qui met en relation les utilisateurs avec les vendeurs régionaux, l’APAQ-W souhaitait offrir des expériences cohérentes et de haute qualité sur toutes les plateformes.
Sessions de feuille de route
Tous les trois mois, nous rencontrons l’APAQ-W pour examiner l’état de chaque site, fixer de nouveaux objectifs et nous aligner sur les priorités du trimestre suivant. Cette structure assure des progrès continus et permet à l’APAQ-W de s’adapter rapidement aux nouvelles conditions du marché ou aux besoins organisationnels.
Système back-office partagé
Nous avons développé une plateforme back-office centralisée qui permet à l’équipe de l’APAQ-W de gérer le contenu de tous leurs sites web en un seul endroit. Cela rend les mises à jour de contenu plus rapides et plus cohérentes tout en réduisant la complexité administrative.
Projections et rapports financiers
La direction de l’APAQ-W reçoit des mises à jour financières trimestrielles qui projettent les coûts pour les 6 à 12 prochains mois. Ce niveau de transparence leur permet de gérer efficacement leur budget et garantit qu’il n’y a pas de dépenses imprévues au fur et à mesure que le projet progresse.
Conclusion
Des accords-cadres pour des partenariats durables
Les accords-cadres avec les agences gouvernementales exigent plus qu’une simple expertise technique – ils demandent de la confiance, de la transparence et une planification à long terme. En construisant un cadre flexible et évolutif et en s’engageant dans des sessions régulières et structurées de feuille de route, Agifly s’assure que les projets restent sur la bonne voie tout en s’adaptant aux besoins évolutifs.
Notre travail avec l’APAQ-W démontre la puissance de cette approche, les aidant à gérer plusieurs sites web et à rester en avance sur les changements du marché grâce à une plateforme évolutive et une visibilité financière claire.
Si vous souhaitez former un partenariat durable et collaboratif pour construire et gérer des solutions numériques, contactez-nous pour discuter de la façon dont nous pouvons vous aider.
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